La gestion d’une flotte de véhicules de service n’est pas une mince affaire pour une entreprise. Gérer des véhicules mutualisés cela veut aussi dire un suivi minutieux des utilisations à travers la mise en place d’un planning. Pour certaines structures, un calendrier Outlook ou un planning sur Excel suffisent. Mais si vous pouviez aller plus loin avec votre gestion de réservations de véhicules en vous intéressant à l’autopartage ?
Planning de réservations Excel : un manque d’automatisation
Le schéma classique de la gestion des véhicules de service reste souvent le même. Les employés ont accès à un calendrier ou à un fichier partagé sur lesquels ils peuvent réaliser leurs demandes. Une personne est désignée comme référente pour gérer ce planning. La gestion des clés peut ensuite se faire à l’accueil ou à travers l’usage d’une armoire à clés sécurisée.
Si ce fonctionnement peut convenir, il comprend également certains risques en termes de logistique :
- Un risque de conflits entre réservations si les fichiers ne sont pas centralisés.
- Un suivi qui ne se fait pas en temps réel et la nécessité de modifier manuellement le fichier en cas d’annulation de la réservation.
- Un risque de non garantie du déplacement pour le collaborateur si le précédent collègue ne rend pas le véhicule à temps ou le restitue avec des dégâts non renseignés au gestionnaire.
Dans tous ces cas de figure le constat est le suivant : le planning de réservations sur un fichier Excel ou Outlook trouve ses limites dans le manque d’automatisation des tâches.
Et bien sûr cela entraîne des conséquences sur le taux d’usage des véhicules de service et l’expérience de mobilité des collaborateurs.
C’est pour cela que de plus en plus de professionnels s’intéressent aux logiciels de gestion et aux services de mobilité en libre-service.
L’autopartage en libre-service pour une meilleure expérience utilisateur !
Partager des voitures en libre-service c’est bien, bien les partager c’est mieux ! Les services d’autopartage professionnel ont un double objectif :
- Optimiser et faciliter la gestion du parc pour l’administrateur. Cela passe notamment par l’apport de la télématique embarquée dans les véhicules et la mise à disposition de tableaux de bord de gestion complets.
- Faciliter l’accessibilité aux véhicules de services pour les collaborateurs. L’autonomie offerte par les plateformes de réservation en ligne et la prise des voitures partagées en libre-service participent à une meilleure expérience de mobilité. La conséquence ? Un taux d’adoption plus fort.
Contrairement à un planning de réservations sur Excel, une plateforme d’autopartage permet de garantir une mise à jour en temps réel des informations.
Et donc d’éviter les mauvaises surprises à l’heure du départ en déplacement professionnel !
Cela permet aussi d’avoir une meilleure visibilité sur l’ensemble du parc disponible. En effet, il ne faut pas se limiter à des véhicules « préférés ».
Par extension, un suivi plus maîtrisé des véhicules de service via une plateforme d’autopartage permet aussi de limiter le manque de civisme dans l’usage des véhicules. C’est notamment ce qu’a constaté notre client APRR suite au lancement de l’autopartage auprès de leurs agents. Un ensemble de bénéfices rendus possibles grâce à un usage collectif des véhicules plus intelligent et adapté !
Vous ne souhaitez pas équiper vos véhicules mais bénéficier malgré tout d’une plateforme de réservation complète ? Un mode d’autopartage non connecté est possible. Celui-ci permet de faciliter les réservations et leur gestion sans vous lancer dans une installation d’équipements dans votre flotte. Cela peut être la première étape avant une automatisation plus poussée de l’accès aux véhicules !
Faciliter la gestion du planning de réservations de véhicules avec l’assistant de réservation
Il est également possible de désigner plusieurs « assistants de réservations » qui peuvent effectuer des réservations pour autrui sur des véhicules en autopartage. Cela peut être utile si certains services ou directions ont des secrétaires en charge de la centralisation de ce genre de demandes. Ou pour des agents d’accueil qui peuvent encore effectuer cette tâche de réservation pour autrui.
Le processus de réservation est géré par le secrétaire : choix de l’abonné, entrée des créneaux horaires, spécifications du site de départ, choix du véhicule.
Une fois la réservation effectuée, l’abonné reçoit les informations directement par mail et sur son mobile.
Et peut ensuite gérer son trajet de A à Z de manière autonome !
Opitmisez vos réservations de véhicules
Découvrez notre solution d’autopartage e-Colibri™
Vous l’avez compris, le planning de réservations de véhicules sur Excel n’est plus la seule solution qui s’offre à vous pour vos véhicules de service. La formalisation d’un vrai service d’autopartage, avec les outils adaptés, participe à une meilleure utilisation de la flotte. Avec à la clé une qualité de service supérieure et un budget mobilité plus maîtrisé !
