Pour n’importe quel type d’entreprises, la gestion de véhicules est un enjeu important. Bien gérer sa flotte c’est tout simplement s’assurer que les collaborateurs peuvent effectuer leur travail dans les meilleures conditions possibles. Et que l’activité fonctionne au maximum de sa capacité ! Mais alors, comment mettre en place une gestion de flotte efficace ? On vous dit tout.
1. Dédier quelqu’un à la gestion de flotte
Qui dit politique de flotte efficace dit personne dédiée à la gestion ! Le métier de gestionnaire de flotte est très riche, et demande des connaissances dans des domaine variés. En effet ce collaborateur a en charge :
- La gestion de parc (achat, acquisition, renouvellements, choix des fournisseurs, planification des maintenances, contrôle des factures, etc.)
- La gestion des conducteurs : gestion des véhicules de fonction et de leur renouvellement (commande, restitution, etc). Il est l’interlocuteur privilégié.
- La connaissance et le respect du contexte règlementaire et fiscal : TVS, LOM, etc.
Et avec la complexification des législations et les nouvelles attentes des salariés, son rôle s’étend de plus en plus !
On parle d’ailleurs de plus en plus souvent de gestionnaire de mobilité au sens large, car cela inclue aussi la gestion de services de mobilité partagée par exemple.
2. Mettre en place une car policy cohérente
La mise en place d’une politique de flotte interne (ou car policy) est primordiale. C’est elle qui permet de cadrer, de manière collective, les choix en matière de véhicules au sein de la structure. Mais aussi les différents droits et obligations des collaborateurs vis-à-vis de ces derniers !
D’un côté, il faut donc déterminer le type de véhicules que l’on souhaite intégrer, avec leurs catégories, leurs marques et leurs modèles.
Le but pour chaque gestionnaire reste le même : trouver cet équilibre parfait entre fiabilité du véhicule, tarif et valeur résiduelle de celui-ci (pour anticiper les reventes sur les années suivantes).
D’autres critères rentrent aujourd’hui en jeu, comme la consommation de carburant et le niveau d’émissions de CO2. En effet, cette dernière composante est notamment prise en compte dans le coût de la Taxe de Véhicule de Société.
Tout cela permet d’optimiser le PRK – Prix de revient kilométrique (ou TCO en anglais) au maximum.
À savoir
Une car policy se construit aussi avec les collaborateurs. En effet, connaître leurs usages permet de faire évoluer la politique de l’entreprise dans le bon sens et de réduire les frais « inutiles » associés à la flotte. Il est donc conseillé de faire évoluer sa politique de manière régulière (au moins une fois par an) afin de s’ajuster à l’activité de la structure et de ses employés.
3. Calculer et maîtriser ton TCO
Lors de la constitution de sa politique de flotte véhicules, le gestionnaire garde toujours en tête ce fameux TCO (ou Total Cost of Ownership). À l’échelle du parc, le TCO permet d’établir un budget total alloué au poste véhicules au sein de la structure.
La connaissance et le suivi de ce prix de revient sont indispensables pour garantir une gestion de flotte optimale.
Le gestionnaire, en lien étroit avec les autres services de la structure, doit identifier des leviers d’optimisation (coûts carburant, frais de maintenances, etc.) pour maîtriser celui-ci. L’objectif étant bien sûr de le réduire si possible.
C’est là que l’usage d’outils adaptés est primordial pour faciliter le travail de gestionnaire du parc.
À savoir
L’Arval Mobility Observatory dévoile chaque année un TCO Scope proposant une analyse de l’évolution des composantes année après année. L’édition 2022 propose également des comparatifs de coûts entre véhicules thermiques et électriques. Un moyen facile de comparer les postes de dépenses selon les motorisations. Le document est consultable en ligne ici.
4. Choisir des outils adaptés à la gestion de flotte
Comme chaque politique de gestion de flotte est différente, il en est de même pour les outils utilisés.
La première donnée à prendre en compte est la volumétrie de la flotte. Est-ce que je gère 10 véhicules ? 350 ? Les besoins en termes de logistiques et de temps alloué par véhicule ne seront pas les mêmes.
Si beaucoup de gestionnaires utilisent encore des tableaux Excel, cet usage ne sera pas adapté pour tous.
Cela demande en effet un temps considérable pour les saisies manuelles et la centralisation de toutes les informations relatives aux véhicules. Sans notion de suivi sur différentes temporalités !
Ce besoin de gagner du temps sur ces tâches chronophages mais aussi de gagner en visibilité sur l’activité de son parc se traduit par une adoption massive des logiciels de gestion de flotte. L’intérêt principal de ces derniers est de permettre une agrégation simplifiée des données.
Cela peut aussi aller plus loin si la plateforme est combinée avec un boîtier télématique afin d’automatiser la remontée de certaines données clés (comme le kilométrage par exemple).
Ce type d’outils peut ainsi devenir un véritable allié dans l’optimisation d’une politique de gestion de flotte et dans son suivi permanent.
Télématique
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5. Suivre et faire évoluer son parc automobile
Car oui, le secret d’une politique de flotte qui marche est son adaptabilité ! Cette capacité permet aux gestionnaires d’éviter des coûts superflus liés à une flotte mal proportionnée ou composée. Tout en répondant à de nouveaux enjeux règlementaires comme les quotas de verdissement de flotte.
Avec un outil adapté, le gestionnaire peut accéder à des tableaux de bord complets mettant en avant les indicateurs qui l’intéressent. Ce suivi concerne :
- La mécanique des véhicules : batterie, alertes moteurs, niveau de carburant, kilométrage, etc.
- Les usages : kilométrage moyen des trajets, comportements à risques, etc.
Le croisement de ces deux types de données est intéressant pour faire évoluer son parc de la meilleure des manières. La prise en compte des retours des collaborateurs et leur sensibilisation à de meilleurs comportements de conduite ont un impact considérable sur l’évolution de la flotte et son état général. Tout est lié !
Il s’agit pour le gestionnaire d’identifier chaque poste de dépenses (commes les coûts de carburant par exemple) pour pouvoir les optimiser au quotidien tout en proposant une offre de mobilité adaptée aux collaborateurs.
Une gestion de flotte efficace repose donc aussi sur l’humain que sur des outils adaptés à la tâche. Bien que chaque projet de structure soit unique, il est essentiel de poser à plat une stratégie définie. Et de savoir la faire évoluer grâce à l’apport de données mises à jour de manière régulière !
