Clés perdues, échangées, ne se trouvant pas au bon emplacement : la logistique des véhicules d’une flotte d’entreprise peut vite devenir un casse-tête pour le gestionnaire. Et pour des entreprises ne disposant pas d’un emploi à temps plein pour gérer ce genre de problématique, la perte de productivité est d’autant plus importante ! L’automatisation de procédures logistiques est donc primordiale. C’est là qu’un service d’autopartage entre en jeu !
En plus de mutualiser l’usage des véhicules, engendrant ainsi des bénéfices financiers et environnementaux, mettre en place un service d’autopartage peut permettre d’automatiser un grand nombre de tâches dans le cadre de votre gestion de flotte. Une logistique partiellement automatisée pour plus de sécurité, de traçabilité et de confort dans l’utilisation des véhicules.
Du fichier Excel à l’autopartage automatisé : une évolution des outils de logistique de flotte
Réserver un véhicule de service
Pour les salariés ne possédant pas de véhicule de fonction dédié, l’entreprise peut mettre à disposition une partie de la flotte à disposition de manière partagée. Les employés doivent généralement passer par un agenda mutualisé pour réserver la voiture sur des plages horaires déterminées. Ils doivent ensuite récupérer les clés auprès du gestionnaire ou d’une réceptionniste par exemple.
Une majorité d’entreprises ne possède pas d’outils spécifiques pour gérer ce type de demande. Les agendas mutualisés évoqués plus haut se formalisent donc souvent sous la forme de tableurs, ne garantissant pas forcément une mise à jour en temps réel des informations et ne remontant pas des données automatiquement à la personne en charge de la gestion de la flotte. Dans ce cas, aucun aspect de la gestion des véhicules de service n’est automatisé. De la réservation du véhicule, à la prise en charge des clés jusqu’à la restitution, tout est donc fait manuellement. Et avec au final très peu de suivi.
Des moyens peuvent être cependant rapidement déployés afin de sécuriser une partie du processus de logistique de véhicules de service. C’est le cas des boîtes à clés numériques. Une fois le véhicule réservé, l’employé peut se rendre directement devant cette boîte, muni du code d’accès, au lieu de passer par un employé en charge de la remise des clés. Au retour de son trajet, il peut également rendre les clés du véhicule directement dans cette boîte.
Ces méthodes ont le bénéfice d’offrir aux employés une alternative aux transports en commun ou aux taxis, mais possède en termes logistiques plusieurs inconvénients.
Les problématiques posées par ces méthodes : un manque de sécurité et de traçabilité
Le premier, et sans doute le plus lourd, est la traçabilité des clés. Une fois le véhicule réservé sur le planning commun, le salarié peut aller les chercher auprès de la personne en charge ou dans la boîte à clés de l’entreprise.
Mais rien ne garantit ensuite que les clés ne soient échangées avec une autre personne de l’entreprise. Les clés peuvent donc se balader, et ne pas être restituées à temps pour les autres salariés, ce qui pose bien entendu un problème d’un point de vue organisationnel.
De plus, le gestionnaire ne possède aucune statistique définitive sur l’usage de ses véhicules : un employé peut très bien prendre les clés, mais au final ne pas effectuer de déplacement. Ici aussi, aucun moyen de vérifier l’effectivité du processus.
L’entreprise ne peut donc réaliser un reporting précis sur l’activité de son parc, afin de le redimensionner par exemple, puisque tout reste de l’ordre de l’hypothétique.
Comment l’autopartage peut répondre à ces besoins ?
En mettant en place un système d’autopartage en libre-service, le gestionnaire peut garantir la traçabilité des clés de ses véhicules. En effet, les véhicules sont équipés de divers équipements pour pouvoir être mutualisés entre les employés.
Parmi eux se trouve une boîte à clés connectée. Celle-ci, généralement située dans la boîte à gants du véhicule, permet de sécuriser l’accès aux clés. L’employé ne peut pas déplacer les clés hors du véhicule : si la boîte à clés ne détecte pas celle-ci, il est impossible de clôturer la réservation. Ainsi, l’employé a toujours la garantie d’avoir affaire aux bonnes clés et de pouvoir effectuer son déplacement sans contretemps.
Côté statistiques d’utilisation, un service d’autopartage permet également la remontée de données précieuses permettant ainsi d’effectuer une analyse précise de l’utilisation de la flotte. Nombre de réservations sur un véhicule, remontées kilométriques, taux de réservation à titre professionnel ou personnel, niveau de batterie : autant de statistiques précieux pour pouvoir quantifier au plus près l’usage. Et ainsi proposer le service de mobilité le plus adapté aux besoins effectifs.
Le résultat : un parcours utilisateur simplifié
Utiliser un véhicule de pool peut être donc contraignant pour l’utilisateur final, l’employé. De la réservation, sur un outil pas forcément adapté, à la prise des clés, cela peut entrainer une sensation de perte de temps et de frustration. Et par conséquence pousser le salarié à choisir la facilité, la commande d’un taxi par exemple.
Un service d’autopartage professionnel peut grandement faciliter l’accès aux véhicules pour les employés. La réservation se fait depuis une plateforme dédiée à ce service, en prenant en compte les préférences de l’utilisateur.
Une fois le véhicule réservé en ligne, l’utilisateur peut se rendre directement auprès de celui-ci. Les clés se trouvant dans le véhicule, plus besoin de faire de détour !
Grâce à l’équipement embarqué associé à l’autopartage, il peut ouvrir les portières grâce à son badge professionnel ou son smartphone.
Autre processus automatisé : l’état des lieux du véhicule. L’abonné peut faire remonter en temps réel des dégâts éventuels. Le gestionnaire est prévenu immédiatement et peut planifier une maintenance.
Ainsi, c’est à la fois les abonnés et les gestionnaires qui sont rassurés dans l’usage des véhicules. Comment ? Grâce à un suivi et une fiabilisation dans les parcours d’utilisation et d’administration.
Plus que de la simple mutualisation de véhicules, l’autopartage professionnel a également une valeur ajoutée en termes de logistique de flotte. Un outil de diagnostic idéal pour les gestionnaires, un véritable assistant de mobilité pour les employés.
