Saviez-vous que la simple collecte des données pour la gestion de parc automobile sous Excel, représente 40% du temps de travail du gestionnaire de flotte ? A l’heure du Big Data, la donnée devient omniprésente dans la gestion de parc auto. Les réglementations touchant les véhicules d’entreprise se multipliant, le métier de gestionnaire de parc se voit évoluer. Dans ce contexte, pourquoi la gestion de parc automobile Excel rencontre de plus en plus de limites ?
La gestion de parc automobile Excel
Effectuer sa gestion de parc automobile sur Excel nécessite une très bonne organisation. En effet, plusieurs aspects sont à prendre en compte dans votre gestion, pour avoir une vue d’ensemble sur la mobilité de votre entreprise.
La gestion de véhicules avec Excel
Lorsque l’on utilise un tableau Excel pour la gestion de son parc, il est très important d’intégrer l’ensemble des informations pour chacun de vos véhicules. De son immatriculation, à sa motorisation, rien ne doit être oublié !
C’est une tâche qui prend du temps et ces informations doivent être constamment mises à jour. Ces actualisations sont essentielles pour la gestion de votre parc automobile. Vous devez y renseigner le plus de données possibles.
Toutes ces informations liées à votre gestion de parc, ont pour objectif la sécurité de vos collaborateurs. En effet, il est primordial de planifier et gérer les maintenances, les entretiens, ainsi que de renseigner les alertes de chaque véhicule. Régulièrement, le gestionnaire doit informer son tableur Excel des problèmes qu’il peut y avoir au niveau de ses services (batterie, pneu, dommage sur le véhicule, etc..). Un parc automobile entretenu peut facilement réduire les coûts de gestion. Effectivement, l’utilisation trop fréquente d’une voiture sans entretien engendre des coûts, ainsi qu’un délai d’immobilisation du véhicule.
Dans certain cas, des infractions sont commises. Il est donc également important pour votre gestion de parc, de connaitre le collaborateur ayant utilisé le véhicule au moment de l’incident. D’où l’importance d’importer les données dans votre fichier Excel !
Livre blanc
De la gestion de flotte à la gestion de mobilité
L’utilisation de l’outil Excel pour la gestion de son parc automobile
Les besoins en déplacement des salariés représentent souvent un coût important pour les entreprises. Le gestionnaire est au cœur de l’action de votre société. Si vous utilisez un tableau Excel pour gérer votre flotte, il faut être vigilant lorsque vous rentrez les données dans votre fichier Excel.
En effet, il faut collecter toutes les informations utiles à votre gestion afin de gérer au mieux votre parc auto. Mais attention, ne vous trompez pas, ni de ligne, ni de véhicule dans votre tableau ! Effectivement, la gestion du parc via Excel peut facilement devenir un casse-tête. De fait, si votre fichier de gestion n’a pas été correctement complété, afin de simplifier sa gestion, cela engendrera du temps et des coûts supplémentaires afin de corriger les données rentrées dans votre fichier Excel.
Ces tâches sont souvent répétitives et prennent du temps voire plusieurs jours selon la taille de votre parc automobile. Malgré cela, la collecte des données est primordiale pour votre gestion. Elle vous permet de réaliser un rapport complet sur l’usage de votre flotte automobile. Il est donc très important de régulièrement intégrer vos “data” tel que les kilométrages, les coûts, pour chacune des voitures présentes dans votre parc.
Pour cela deux solutions : les salariés remplissent les informations dans un cahier, qu’ils transmettent au gestionnaire, ou le gestionnaire fait lui-même le tour de chaque véhicule. Il faudra dans un second temps, remplir le fichier Excel. Mais à quelle régularité ? Dès que possible, car plus le temps entre la collecte des diverses informations est long, moins les informations seront cohérentes à analyser.
Les données sur Excel
Vous l’aurez compris, l’objectif principal du tableau Excel est de gérer et d’analyser l’usage de son parc selon les besoins de votre entreprise. Votre service de gestion ne doit pas oublier de prendre en compte les obligations liées à votre parc automobile.
Grâce aux informations complétées dans votre fichier de gestion Excel, vous avez la possibilité de créer des graphiques, permettant la visualisation de vos services et de faciliter votre gestion à long terme. Mais, ce n’est pas toujours évident de savoir quelles données de votre tableau combiner afin d’analyser l’utilisation de votre parc !
Effectivement, les réglementations sont de plus en plus centrées sur la gestion de parc des entreprises. Les gestionnaires ont le devoir de récolter certaines données précises sur leur flotte, comme par exemple, le TCO ou encore le taux d’émission de CO². Mais ce n’est pas tout ! L’environnement étant au cœur des enjeux actuels, les gestionnaires doivent dorénavant, verdir leurs flottes. C’est-à-dire, d’intégrer des véhicules propres (électrique, GNV, etc.) au sein de leur parc.
Afin d’effectuer ces changements, il est capital de connaitre les habitudes de déplacement de vos collaborateurs pour une gestion toujours plus adaptées. Une mobilité plutôt urbaine ou plutôt rurale ? Quel est le parking de référence de ce véhicule ? Eh oui ! lI est très important pour votre gestion de connaitre les différents parkings sur lesquels stationnent vos voitures afin de gérer l’électrification de la flotte. Mais attention, il faut étudier les véhicules éligibles à ce renouvellement. Pourquoi ? Car il est fort possible que celui-ci ne réponde pas aux besoins réels de vos collaborateurs. Ce qui pourrait vous freiner, vous et vos salariés, dans l’application des diverses réglementations touchant votre gestion de parc.
Les préconisations et le suivi du parc automobile avec Excel
Bien évidemment, la gestion de parc automobile doit être optimisée et adaptée à l’évolution des services internes de l’entreprise. Les données doivent être extrapolées afin d’envisager les changements.
De fait, chaque année des renouvellements sont à effectuer, des révisions sont à planifier, mais pas seulement ! Il est parfois indispensable de prendre en compte les évolutions actuelles, et d’effectuer des modifications de votre Car Policy, expliqué dans l’article publié par Gac Technology, éditeur de logiciel de gestion. Ces préconisations sont utiles pour votre gestion et le suivi des besoins en déplacements. Les changements dans l’usage de votre flotte, peuvent ainsi être pris en compte pour votre service de gestion de parc mais également pour la mobilité plus générale de votre entreprise. Mais pourquoi l’utilisation d’un logiciel est plus avantageuse ?
Les limites d’Excel face au logiciel de gestion
En raison de la nécessité de collecter toujours plus de données liées à votre gestion de parc, l’application Excel devient de plus en plus limitée pour l’analyse et la gestion de votre flotte.
La gestion de véhicule avec un logiciel plutôt qu’Excel
L’utilisation d’un logiciel de gestion télématique par rapport à Excel facilite les services et la compréhension de la flotte automobile de votre entreprise. Puisque la télématique permet la remontée d’information en temps réel, directement sur votre logiciel. Toutes les informations sur vos voitures sont actualisées dans votre logiciel de gestion. Très régulièrement, les données telles que, le kilométrage, l’état du véhicule, ou encore l’utilisation des voitures, sont visibles via votre plateforme de gestion. Jour après jour vous avez la possibilité de gérer votre parc de manière plus globale.
Plus d’erreur humaine possible, la technologie vous accompagne dans votre gestion, afin de visualiser l’utilisation réelle de votre service, parc automobile.
Planifiez vos maintenances, et vos renouvellements sur le logiciel, et vous serez informé à temps, pour une meilleure gestion de votre flotte, et une sécurité supplémentaire pour les salariés !
D’autre part, vous êtes notifié des alertes via l’application gestionnaire, pour chaque véhicule, du niveau de batterie, de l’état des pneus, etc.
L’utilisation du logiciel de gestion par le responsable du parc automobile
Grâce aux logiciels de gestion, plus de collectes manuelles des données ! Vous avez ainsi plus de temps à consacrer sur des tâches à valeurs ajoutées pour votre gestion de parc et votre entreprise.
Un back office de gestion fourni avec le logiciel, vous permet de visualiser votre parc dans son ensemble. Par ailleurs, vous avez la possibilité de filtrer des éléments afin d’analyser avec toujours plus de précision votre gestion automobile. De plus, vous n’avez plus la nécessité de vous rendre au véhicule pour vérifier son état de fonctionnement. Ce qui représente un gain de temps et par conséquent, une réduction de coût pour ces tâches chronophages !
Le logiciel de gestion est un outil pour vous accompagner dans l’amélioration de votre offre de mobilité, et dans votre gestion quotidienne. Un même logiciel, un maximum d’information pour une meilleure gestion.
La donnée indissociable au logiciel de gestion
Contrairement à Excel, le logiciel de gestion collecte des informations directement depuis le véhicule. Ces “data” sont donc, justes, réelles et instantanées. La gestion et l’analyse de votre parc en deviennent plus simples avec une fonctionnalité prévue pour créer des graphiques, et vous accompagner dans la compréhension de votre flotte.
Sans réfléchir, vous avez la connaissance de votre TCO, mais également du taux d’émission de CO². Vous pouvez connaitre, via le logiciel, les parts des véhicules thermiques et électriques présents dans votre parc auto. Mais également, les kilométrages moyens de chaque véhicule ainsi que de vos voitures au global. Une solution pratique et précise pour vos besoins de gestion automobile.
Plus rien n’a de secret pour vous, gestionnaires, lorsque vous bénéficiez d’un logiciel ainsi que d’un outil télématique. Le back office de gestion vous permet, en outre, de connaitre l’emplacement le plus fréquenté par les voitures. Ces informations ayant pour but de vous soutenir dans l’électrification de votre parc, notamment au niveau logistique.
Une meilleure gestion de la flotte, vous donne la possibilité de réduire les coûts afférés à votre gestion de parc ! Mais aussi de réduire, simplement, le nombre de voitures présentes dans votre parc. Comment ? Grâce à votre logiciel de gestion automobile, vous avertissant lorsqu’une voiture est sous utilisée. Ainsi, vous avez la possibilité de ne pas renouveler certaines voitures. Une solution pratique pour équilibrer les coûts de gestion de votre flotte !
Les recommandations sont possibles grâce au logiciel de gestion
Grâce aux données diverses, vous pouvez visualiser très simplement sur votre logiciel, les futurs axes à envisager pour votre gestion de flotte automobile d’entreprise.
Ces graphiques accessibles via la fonctionnalité statistiques, permettent de présenter les usages réels de votre gestion de parc. Ainsi vous avez la possibilité de mettre en avant les évolutions possibles à effectuer sur votre gestion et/ou votre flotte. L’ensemble des “data” présentes dans votre logiciel de gestion peuvent être exportées.
En plus du logiciel, vous bénéficiez d’un accompagnement complet tout au long de votre partenariat, pour toujours être en adéquation avec les besoins en déplacement de vos collaborateurs. Et par conséquent, avoir une gestion optimisée !
De plus, la gestion avec Excel ne faisant pas de préconisation pour vous, les logiciels télématiques bénéficient d’un avantage considérable en utilisant l’IA (intelligence artificielle). Ainsi, vous êtes prévenu en cas d’intempérie ou encore de pic de pollution vous permettant d’éviter toutes infractions dues au non-respect des véhicules autorisés, et cibler les véhicules qui peuvent circuler.
Pourquoi choisir e-Fleet™ plutôt que Excel ou un autre logiciel ?
E-fleet™ est une solution logicielle, d’analyse de votre mobilité, il vous permet de collecter toutes les données nécessaires pour une gestion de parc automobile optimale.
Parce que vos objectifs sont les nôtres, nous avons mis au point un score de convertibilité vous permettant en toute sérénité de renouveler vos voitures thermiques en véhicules à faibles émissions, en prenant en compte automatiquement tous les aspects et usages des voitures (kilométrage moyen, zone de déplacement, typologie d’utilisateurs, etc.).
En plus du logiciel, vos collaborateurs bénéficient d’une application mobile comprise dans l’offre, afin de vous contacter si besoin. Ainsi ils peuvent vous informer des dégâts possibles sur les véhicules, ce qui facilite la gestion de votre flotte. Chaque collaborateur à la possibilité de télécharger l’application, et de créer un compte. Cette application facilite les démarches dans la gestion des véhicules (gestion des notes de frais, outil d’état des lieux du véhicule, service de messagerie instantanée). En effet, ils vous notifient directement sur votre logiciel, d’un incident sur le véhicule, via leur application mobile. D’un geste simple, ils peuvent vous envoyer une photo de la voiture endommagée. Cette photo sera ensuite intégrée à la fiche du véhicule concerné.
Notre objectif est de vous accompagner toujours plus loin dans l’analyse de vos données. Ensemble, faisons le nécessaire !
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