Qu’est-ce que la loi de roulage ?
La loi de roulage est une notion clé dans le cadre d’une location longue durée (LLD) d’une voiture. Elle correspond au couple durée/kilométrage établi entre le loueur et le gestionnaire de parc automobile pour chaque véhicule loué en LLD. Celui-ci permet ainsi de déterminer le loyer mensuel d’un véhicule.
La valeur résiduelle du véhicule (c’est-à-dire la valeur du véhicule à la fin du contrat de location et son potentiel de revente) rentre aussi en ligne de compte lors du calcul de ce loyer.
➜ Location Longue Durée ou Leasing ?
La location location durée n’est pas à confondre avec le leasing ou location avec d’achat (LOA). Il s’agit de deux modes de financement bien différents. Une voiture en leasing peut en effet être achetée en cours ou à la fin du contrat établi. La LLD ne propose pas d’acquisition lorsque le contrat arrive à terme.
Comment est-elle calculée ?
Certains principes de base sont applicables pour déterminer une loi de roulage pour chaque véhicule. Ainsi, lorsque le gestionnaire de flotte sait qu’un véhicule a un kilométrage annuel important, la durée du contrat choisie sera plus courte.
Exemple : Un commercial effectue en moyenne 50 000 kilomètres par an dans le cadre de ses missions, la durée du contrat de la voiture en LLD sera idéalement de 36 mois. Ainsi, au bout de 3 années le kilométrage parcouru devra se rapprocher au plus près de 150 000 kilomètres afin de ne pas payer des pénalités lors de la restitution.
Dans le cas d’un kilométrage annuel faible, la durée du contrat pourra être plus longue afin de mieux équilibrer la loi de roulage.
Exemple : Un véhicule de service ne roulant que 20 000 kilomètres par an pourra bénéficier d’un contrat d’une durée de 60 mois, avec un kilométrage attendu de 100 000 km à la fin de ces 5 années.
Celui-ci doit être établi au plus proche des usages du ou des collaborateurs utilisant le véhicule afin d’éviter les trop grands écarts en termes de kilométrages (sous-roulage ou sur-roulage) et les frais qui peuvent en découler.
➜ Puis-je ajuster ma loi de roulage en cours de contrat ?
Les loueurs de véhicules proposent aujourd’hui des solutions plus flexibles pour ajuster les contrats afin de tenir compte de la loi de roulage réelle, et non estimative, des véhicules.
Cette possibilité d’avenants permet aux structures de calculer au plus près leur budget associé à la location de leurs véhicules de flotte et de s’adapter aux changements de leur activité. Cela permet aussi de tester plusieurs couplages durée/kilométrage et voir ce qui fonctionne le mieux.
Comment suivre une loi de roulage ?
Nous parlions juste avant d’ajuster sa loi de roulage selon les usages réels. Mais comment monitorer cette donnée essentielle de votre gestion de flotte ? Il existe plusieurs manières, plus ou moins automatiques et chronophages.
Le gestionnaire du parc automobile relève de manière régulière le kilométrage des véhicules afin de pouvoir monitorer les distances parcourues durant une période précise (par exemple sur un mois).
Il agglomère ces informations dans un fichier Excel ou un autre document de suivi de ce type, en les croisant avec la durée du contrat de location.
Les cartes carburant mises à disposition des salariés permettent également de conserver une vue sur le kilométrage des véhicules. À chaque achat de carburant, le collaborateur doit ainsi renseigner le kilométrage du véhicule.
Cela permet aussi d’éviter les abus d’usages de certains véhicules de service.
Enfin, des outils de télématique proposent un calcul automatique de la loi de roulage, en temps réel, selon les informations remontées directement par le véhicule grâce à un boîtier spécifique.
Ainsi, pour chaque véhicule, les données liées au kilométrage sont croisées avec la date de début du contrat en LLD.
Des alertes sont également paramétrables si la loi de roulage est sur le point d’être dépassée ou si au contraire une sous-utilisation du véhicule est détectée.
Selon la structure, sa taille, ses usages, ses objectifs, la loi de roulage peut être suivie de manière très différente. Mais l’objectif reste similaire : s’assurer de rester au plus près des données établies avec le loueur afin de ne pas engendrer des frais supplémentaires inutiles.
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Pourquoi s’intéresser à la loi de roulage ?
La loi de roulage est une donnée essentielle à monitorer pour plusieurs raisons. Au niveau financier bien sûr. Comme nous l’avons déjà dit, rien ne sert de payer un loyer mensuel établi à 400 euros avec un kilométrage plus élevé, si l’usage réel du véhicule correspondrait davantage à un loyer de 350 euros.
Ce suivi plus affiné de la loi de roulage peut également permettre de détecter des véhicules sous-utilisés et de faire le choix de ne pas les renouveler en contrat de location. Une autre possibilité est de les ouvrir à l’autopartage afin d’en améliorer le taux d’utilisation et de se rapprocher du kilométrage souhaité.
Plus qu’un impact budgétaire, cela est aussi un moyen de rationaliser sa flotte de véhicules, et d’améliorer la logistique de stationnement de vos sites.
De manière plus générale, le suivi de la loi de roulage améliore la compréhension des habitudes de déplacement des collaborateurs et peut permettre de prendre des décisions vis-à-vis des modèles proposés. Ou encore de manière radicale, proposer des alternatives à un véhicule individuel lorsque celui-ci ne correspond pas aux attentes !
La loi de roulage, oui, mais pas que !
Pour finir la, loi de roulage doit bien sûr être croisée avec d’autres informations liées à vos véhicules, comme le TCO par exemple, afin d’être la plus pertinente possible. Alors si vous optez pour de la location longue durée, n’oubliez pas de garder un œil sur cet indicateur clé ! Et n’hésitez pas à vous munir d’outils adaptés pour le faire de la manière la plus simple possible.
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