Un excès de vitesse et le couperet tombe : une contravention. Lors de l’usage d’un véhicule non attribué mis à disposition par la société, la carte grise est au nom de l’employeur. Et c’est donc lui qui reçoit les avis de contravention de manière non nominative ! Quelles sont alors les obligations de l’employeur dans ce cas de figure ? Et quelles solutions mettre en place pour identifier plus facilement le conducteur fautif ?
Le cadre règlementaire autour de l’identification conducteur
C’est seulement depuis le 1er janvier 2017 que les employeurs ont l’obligation de désigner un collaborateur en tant que responsable de l’infraction lors de la réception d’une contravention au nom de la société ou de la personne morale (article L.121-6 du Code de la route). L’employeur bénéficie d’un délai de 45 jours pour effectuer cette identification.
Si celle-ci n’est pas réalisée à temps il encourt en effet le risque d’une amende forfaitaire de 675€. Celle-ci peut être minorée à 450€ ou majorée jusqu’à 1875€.
Cette identification peut être simple s’il s’agit d’un véhicule attribué. Par défaut, le conducteur principal associé au véhicule sera tenu pour responsable de l’infraction.
Mais dans le cas d’un véhicule de service non attribué, l’identification conducteur peut s’avérer un poil plus délicate…
Véhicules mutualisés et infractions
La mise à disposition de véhicules partagés entre usagers comprend de nombreux avantages pour l’employeur. Que cela soit de manière manuelle ou via un système d’autopartage en libre-service ! Mais cela entend une sensibilisation accrue autour du bon usage des véhicules. Et cela concerne aussi bien la propreté… que les infractions !
Si le véhicule concerné par la contravention n’est pas attribué, le gestionnaire devra alors déterminer quel conducteur était au volant.
Lors de l’annonce de cette nouvelle mesure, les gestionnaires se sont retrouvés face à une situation délicate : celle de retrouver la personne responsable de l’infraction. Il ne s’agit pas pour autant de mener une chasse aux sorcières en interne.
Certains outils peuvent faciliter la recherche du conducteur. C’est le cas par exemple de la tenue d’un cahier de bord ou l’usage d’un calendrier partagé avec remise des clés.
Néanmoins, il ne s’agit pas d’une méthode infaillible et nous verrons que d’autres moyens existent aujourd’hui pour fiabiliser ça.
Une fois le conducteur identifié, le gestionnaire doit le tenir au courant de l’infraction qui le concerne.
Il doit lui indiquer que ses coordonnées vont être transmises aux autorités, avec possible retrait de point sur son permis de conduire.
Ces dernières lui feront alors parvenir l’avis de contravention à son domicile.
Comment désigner un conducteur en cas d’infraction ?
Le gestionnaire bénéficie de plusieurs moyens pour effectuer le changement de responsable de l’infraction :
- Par courrier avec accusé de réception à l’adresse indiquée sur l’avis de contravention reçu
- En se rendant sur le site internet de l’ANTAI (Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions) pour effectuer la démarche en ligne. Certains logiciels de gestion de flotte effectuent d’ailleurs le lien direct avec l’ANTAI pour faciliter la procédure.
Par ailleurs, le site internet de l’ANTAI propose plusieurs parcours pour contester en ligne selon la taille de la flotte de véhicules concernée.
Petite flotte
Moins de 10 véhicules
Le gestionnaire devra réaliser le processus d’identification pour chaque contravention individuelle.
Flotte moyenne
Plus de 10 véhicules
Le gestionnaire a la possibilité de se créer un compte personnel. Grâce à celui-ci il peut réaliser plusieurs désignations amende à la fois et garder une trace de toutes les démarches sur son espace personnel.
Grande flotte
Plus de 1000 véhicules
L’employeur peut signer une convention avec l’ANTAI. Celle-ci permet d’automatiser la désignation de conducteur.
Des outils pour fiabiliser la désignation conducteur
Afin de formaliser leur partage de véhicules, de plus en plus de gestionnaires font le choix d’incorporer des outils dédiés. Cela peut être des armoires à clés ou encore des solutions d’autopartage professionnel.
En plus de permettre un gain de temps pour accéder aux véhicules cela permet également une traçabilité plus fine de l’usage des véhicules.
Ce qui peut s’avérer particulièrement utile en cas de réception d’une contravention non nominative !
Grâce à un système d’ouverture du véhicule et de début de réservation via un badge individuel ou un compte sur une application mobile, les risques de mauvaise identification sont moindres. En effet, chaque usage du véhicule est lié à un conducteur sur un créneau précis remonté par le système.
Le gestionnaire a alors accès facilement à un historique complet de l’usage du véhicule en question, et peut croiser les données de sa plateforme de gestion avec les informations indiquées sur la contravention.
L’identification conducteur sur la solution d’autopartage e-ColibriTM
Afin d’accompagner le gestionnaire dans cette tâche souvent chronophage, nous avons ajouté un module de recherche dédié sur notre plateforme de gestion d’autopartage e-ColibriTM. Celui-ci permet d’effectuer une recherche croisée entre la plaque d’immatriculation du véhicule en infraction et le créneau concerné. Le gestionnaire peut alors retrouver la réservation effective, et donc le conducteur au volant au moment de l’infraction !
Depuis l’annonce en 2017 de cette mesure, les gestionnaires de flotte ont dû mettre en place des outils et procédures pour faciliter la gestion des amendes. Du carnet de bord au système de gestion de flotte connectée, le prisme de possibilités est large. Mais le plus important restera avant tout la sensibilisation des collaborateurs à une conduite plus responsable.
