INTRODUCTION
Le GROUPE LEGENDRE s’engage à se conformer à la réglementation en vigueur sur la protection des données à caractère personnel, notamment la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« loi Informatique et Libertés ») et le règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données à caractère personnel, dit « RGPD », ou tout autre acte législatif ou réglementaire les modifiant, ainsi qu’aux mesures de mise en œuvre, supervisées par la CNIL afin d’assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données de ses salariés réservant des véhicules en ligne.
La présente politique de confidentialité a pour objectif de vous expliquer clairement et simplement — en tant que salarié réservant un véhicule en ligne - comment nous collectons, utilisons, protégeons et conservons vos données à caractère personnel.
Nous pouvons être amenés à modifier la présente politique de confidentialité, notamment dans le cas de l’ajout de nouveaux services. Nous vous invitons à consulter régulièrement le présent document afin de prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à la Politique de confidentialité.
DEFINITIONS
« GROUPE LEGENDRE » : Société par actions simplifiée au capital de 10 065 600 euros, dont le siège social est situé 5, rue Louis-Jacques Daguerre - 35136 SAINT JACQUES DE LA LANDE et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rennes sous le n° 440 919 777, considérée comme le Responsable de traitement.
personne morale qui détermine les finalités et les moyens de ce traitement.
SOMMAIRE
ARTICLE 1 – RESPONSABLE DE TRAITEMENT 4
ARTICLE 3 – DONNEES COLLECTEES 4
ARTICLE 4 – COOKIES ET BALISES INTERNET 5
ARTICLE 5 – FINALITES DES TRAITEMENTS 5
ARTICLE 6 – BASES LEGALES DE TRAITEMENT 6
ARTICLE 7 – DUREES DE CONSERVATION 6
ARTICLE 8 – DESTINATAIRES DES DONNEES 6
ARTICLE 9 – SECURITE DES DONNEES 7
ARTICLE 10 — DROITS DES SALARIES 7
ARTICLE 1 – RESPONSABLE DE TRAITEMENT
Le GROUPE LEGENDRE, Société par actions simplifiée au capital de 10 065 600 euros, dont le siège social est situé 5, rue Louis-Jacques Daguerre - 35136 SAINT JACQUES DE LA LANDE et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rennes sous le n° 440 919 777, (ci-après le « GROUPE LEGENDRE », ou « Responsable de traitement ») est le responsable du traitement de vos Données.
Le GROUPE LEGENDRE a désigné un DPO. Ce dernier a pour mission notamment d’informer et conseiller le Responsable de traitement sur toutes les questions relevant de la protection des données personnelles. Il veille au respect des réglementations sur la protection des données personnelles. Il est également l’interlocuteur de la CNIL, autorité de contrôle, pour toute question relative à la gestion des données personnelles.
Vous pouvez contacter notre DPO :
Par courrier : M. le Délégué à la Protection des Données — GROUPE LEGENDRE — 5, rue Louis Jacques Daguerre, 35136 Saint Jacques de la Lande
Par e-mail : dpo@groupe-legendre.com
ARTICLE 2 – SOUS-TRAITANT
Afin de proposer aux salariés du GROUPE LEGENDRE un service de réservation en ligne de véhicules, le Responsable de traitement fait appel à la société MOBILITYTECHGREEN.
La société MOBILITYTECHGREEN agit en qualité de Sous-traitant. En cette qualité, elle prend les mesures propres à assurer la protection et la confidentialité des informations nominatives qu’elle détient ou qu’elle traite dans le respect des dispositions de la loi Informatique et Libertés et du RGPD. MOBILITYTECHGREEN s’engage à conserver les données dans des centres de données situés en France. MOBILITYTECHGREEN s’engage à développer ses solutions par des méthodes garantissant la confidentialité par conception et par défaut. MOBILITYTECHGREEN s’engage à ne pas utiliser les données personnelles des salariés du GROUPE LEGENDRE à des fins de prospection ou publicitaire.
ARTICLE 3 – DONNEES COLLECTEES
MOBILITYTECHGREEN est susceptible de traiter, en tant que Sous-traitant, pour permettre la réservation, tout ou partie des données suivantes :
Données d’indentification (Utilisateurs) : Nom, Prénom, Civilité, Téléphone fixe et mobile, Adresse électronique, Identifiant (numéro de badge), Carte d’identité (copie numérique), Justificatif de domicile (copie numérique), Carte d’étudiant (copie numérique), Carte de transport (copie numérique), RIB, Carte bancaire (numéro de carte offusqué et date d’expiration), Adresse postale de domicile et de facturation, Lieu de travail, Type de véhicule préféré, Description.
Données d’indentification (Gestionnaires de compte) : Nom, prénom, Civilité, Téléphone fixe ou mobile professionnel, Adresse électronique professionnelle, Société, Adresse postale de la société.
Données de l’utilisateur relatives à la restriction de circulation (légalité, infraction) : Permis de conduire
(copie numérique, date et lieu d’obtention, numéro de permis).
Données d’usage de la plateforme : Nombre de réservations effectuées, Durée des réservations, Kilomètres effectués, Dates et heures des réservations, Retards, Pénalités, Remises, Factures, Adresse IP, Données crées sur la plateforme (messages, tickets).
Données de ciblage à des fins de promotion commerciale : Date de naissance.
Le GROUPE LEGENDRE est susceptible de traiter, en tant que Responsable de traitement, pour permettre la réservation, tout ou partie des données suivantes :
Pour permettre la navigation sur le site ou l’utilisation de l’application : données de connexion et
d’utilisation du site ou de l’application.
Pour prévenir et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking…) : matériel informatique utilisé pour la navigation, l’adresse IP, le mot de passe (hashé).
Pour améliorer la navigation sur le site ou l’utilisation de l’application : données de connexion et
d’utilisation.
Pour mener des enquêtes de satisfaction facultatives sur le GROUPE LEGENDRE : adresse email.
Pour mener des campagnes de communication (SMS, mail) : numéro de téléphone, adresse email.
Pour retrouver un véhicule absent : localisation du véhicule.
Pour dénoncer un salarié au centre national de traitement des amendes : numéro de permis de conduire.
Dans tous les cas, les Salariés du GROUPE LEGENDRE sont informés des finalités pour lesquelles leurs données sont collectées via les différents formulaires de collecte de données en ligne.
ARTICLE 4 – COOKIES ET BALISES INTERNET
Un « cookie » est un fichier d’information envoyé sur le navigateur du salarié du GROUPE LEGENDRE et enregistré au sein du terminal du salarié (ex : ordinateur, smartphone). Ce fichier comprend des informations telles que le nom de domaine du salarié, le fournisseur d’accès Internet du salarié, le système d’exploitation du salarié, ainsi que la date et l’heure d’accès. Les cookies ne risquent en aucun cas d’endommager le terminal du salarié.
Le site e-Colibri installe seulement des cookies techniques (pour garantir la sécurité de la solution ou afin de
maintenir la session de l’utilisateur active). Ces cookies ne conservent aucune donnée personnelle.
L’Application Mobile n’installe pas de cookie.
Les cookies facilitant la navigation et/ou la fourniture des services proposés par le site, le salarié peut configurer son navigateur pour qu’il lui permette de décider s’il souhaite ou non les accepter de manière que des cookies soient enregistrés dans le terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur. Le salarié peut également configurer son logiciel de navigation de manière que l’acceptation ou le refus des cookies lui soient proposés ponctuellement, avant qu’un cookie soit susceptible d’être enregistré dans son terminal. Le GROUPE LEGENDRE informe le salarié que, dans ce cas, il se peut que les fonctionnalités de son logiciel de navigation ne soient pas toutes disponibles.
Si le salarié refuse l’enregistrement de cookies dans son terminal ou son navigateur, ou si le salarié supprime ceux qui y sont enregistrés, le salarié est informé que sa navigation et son expérience sur le site peuvent être limitées. Cela pourrait également être le cas lorsque le GROUPE LEGENDRE ou l’un de ses prestataires ne peut pas reconnaître, à des fins de compatibilité technique, le type de navigateur utilisé par le terminal, les paramètres de langue et d’affichage ou le pays depuis lequel le terminal semble connecté à Internet.
Le cas échéant, le GROUPE LEGENDRE décline toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé du site et des services éventuellement proposés par le GROUPE LEGENDRE, résultant
(i) du refus de cookies par le salarié (ii) de l’impossibilité pour le GROUPE LEGENDRE d’enregistrer ou de consulter les cookies nécessaires à leur fonctionnement du fait du choix du salarié. Pour la gestion des cookies et des choix du salarié, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide du navigateur, qui permettra de savoir de quelle manière le salarié peut modifier ses souhaits en matière de cookies. À tout moment, le salarié peut faire le choix d’exprimer et de modifier ses souhaits en matière de cookies. Le GROUPE LEGENDRE pourra en outre faire appel aux services de prestataires externes pour l’aider à recueillir et traiter les informations décrites dans cette section.
ARTICLE 5 – FINALITES DES TRAITEMENTS
Lors de la réservation d’un véhicule, le salarié communique certaines données personnelles. Si le salarié ne souhaite pas communiquer les informations qui lui sont demandées, il se peut que le salarié ne puisse pas accéder à certaines parties du site ou de l’application, et que le GROUPE LEGENDRE soit dans l’impossibilité de répondre à sa demande.
Les traitements de données à caractère personnel ont les finalités suivantes :
Permettre leur navigation sur le site et permettre leur utilisation de l’application ;
Leur permettre de réserver un véhicule ;
Leur permettre de gérer la réservation du véhicule (obtenir des notifications, les modifier, les annuler) ;
Leur permettre de restituer le véhicule de manière sécurisée ;
Dénoncer l’auteur d’une infraction réalisée avec un de ses véhicules de service.
A titre subsidiaire, les données des salariés sont également collectées pour :
Améliorer la navigation sur le site et l’utilisation de l’application ;
Effectuer des statistiques sur l’utilisation de l’outil, un reporting interne pour les équipes de recherche et développement du sous-traitant MOBILITYTECHGREEN ainsi qu’un reporting à destination du GROUPE LEGENDRE (sans qu’aucune donnée personnelle ne soit utilisée).
Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles demandées et les éventuelles conséquences d'un
défaut de réponse à l’égard des salariés du GROUPE LEGENDRE sont précisés lors de leur(s) collecte(s).
ARTICLE 6 – BASES LEGALES DE TRAITEMENT
Conformément à la loi, nous utilisons vos données à caractère personnel lorsque nous avons préalablement obtenu votre consentement ou sur la base de notre intérêt légitime.
Toutes les données concernant les salariés du GROUPE LEGENDRE sont collectées directement auprès de ces derniers. Le GROUPE LEGENDRE s’engage à faire recueillir par MOBILITYTECHGREEN le consentement de ses salariés et/ou à leur permettre de s’opposer à l’utilisation de leurs données pour certaines finalités, dès que cela est nécessaire. Conformément au principe de la base légale du consentement, ce dernier peut être retiré à tout moment.
Les données de localisation du véhicule sont recueillies automatiquement auprès de celui-ci. Le recueil de vos données personnelles a pour base légale :
L’intérêt légitime du GROUPE LEGENDRE à assurer la meilleure qualité de ses services, à fournir à ses salariés le meilleur suivi possible de la réservation du véhicule et à améliorer le fonctionnement de son site et de son application.
L’intérêt légitime du GROUPE LEGENDRE à connaître l’auteur d’une infraction au code de la route faite avec un véhicule dont elle la responsabilité et à transmettre les coordonnées du chauffeur au Centre National de Traitement des infractions routières.
L’intérêt légitime du GROUPE LEGENDRE à réaliser des enquêtes de satisfaction facultatives sur ses services en vue de les améliorer.
L’intérêt légitime du GROUPE LEGENDRE à localiser les véhicules de prêt à l’issue de la réservation ou
en cas de disparition de ceux-ci.
Le consentement des salariés du GROUPE LEGENDRE lorsque celui-ci est requis par la réglementation en vigueur, notamment en matière de prospection commerciale et de cookies.
ARTICLE 7 – DUREES DE CONSERVATION
Les données à caractère personnel collectées sont conservées uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, conformément aux prescriptions légales.
ARTICLE 8 – DESTINATAIRES DES DONNEES
Selon les finalités décrites ci-avant, les données à caractère personnel collectées par le GROUPE LEGENDRE pourront être transmises aux destinataires suivants :
Les services concernés du GROUPE LEGENDRE ;
Les prestataires de services, agissants en qualité de sous-traitants.
Le GROUPE LEGENDRE ne transmet vos données à caractère personnel à un tiers que dans les cas suivants :
Vous avez donné votre accord préalable et exprès pour le partage de ces informations ;
Le GROUPE LEGENDRE reçoit la requête d'une autorité judiciaire ou de toute autorité administrative habilitée par la loi sollicitant la communication de ces informations conformément aux dispositions législatives en vigueur.
Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées ci-dessus, les principales personnes susceptibles d’avoir accès aux données des salariés du GROUPE LEGENDRE sont principalement les agents du service client MOBILITYTECHGREEN.
Les données personnelles du salarié ne seront pas transmises à des acteurs commerciaux ou publicitaires.
Le GROUPE LEGENDRE ne transfère pas vos données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne.
ARTICLE 9 – SECURITE DES DONNEES
Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir que vos données personnelles sont sécurisées de manière adéquate contre les pertes ou divulgations accidentelles à des personnes qui n’en ont pas l’autorisation.
Des procédures de sauvegarde physique et électronique des données à caractère personnel collectées sur le site
et/ou l’application sont mises en œuvre, conformément à la législation française en vigueur.
Les salariés du GROUPE LEGENDRE qui, du fait de leur fonction, auraient accès à vos données à caractère personnel s'engagent à la plus grande confidentialité à cet égard.
ARTICLE 10 — DROITS DES SALARIES
Conformément à la réglementation européenne en vigueur, les salariés du GROUPE LEGENDRE disposent des droits suivants :
Droit d'accès (article 15 du RGPD) et de rectification (article 16 du RGPD), de mise à jour, de complétude des données ;
Droit de verrouillage ou d’effacement des données à caractère personnel (article 17 du RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite ;
Droit de retirer à tout moment un consentement (article 13-2c du RGPD) ;
Droit à la limitation du traitement des données (article 18 du RGPD) ;
Droit d’opposition au traitement des données (article 21 du RGPD) ;
Droit à la portabilité des données que les salariés auront fournies, lorsque ces données font l’objet de
traitements automatisés fondés sur leur consentement ou sur un contrat (article 20 du RGPD).
Pour exercer vos droits, vous pouvez nous faire parvenir votre demande datée et signée, accompagnée d’une copie lisible recto/verso de votre carte d’identité, en étant le plus précis possible :
Par courrier à : Service juridique - DPO - Groupe Legendre – 5, rue Louis Jacques Daguerre, 35136 Saint Jacques de la Lande.
Par e-mail à : dpo@groupe-legendre.com
Dès réception de votre demande complète, nous répondrons dans un délai maximum de 30 jours calendaires.
Pour toute copie supplémentaire demandée dans le cadre de l’exercice de votre droit d’accès à vos données à caractère personnel, nous sommes autorisés à vous facturer un montant raisonnable sur la base de coûts administratifs.
ARTICLE 11 – RECLAMATION
En cas de réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez soumettre une réclamation auprès de la CNIL à l’adresse suivante :
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés 3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
Tél. : 01 53 73 22 22
Fax : 01 53 73 22 00